Comprendre l’anonymisation des renseignements personnels selon la Loi 25 : étapes, méthodes, obligations et limites à la conservation des données

Cet article a été rédigé par Patricia Filiatrault et Me Aicha Tohry.

Cet article fournit de l’information juridique à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Pour des conseils personnalisés sur les obligations légales entourant l’anonymisation, il est recommandé de consulter un avocat.

La Loi 25 exige la destruction des renseignements personnels une fois leur utilisation terminée. Mais soyons honnêtes : il serait parfois pratique de pouvoir conserver certaines données à des fins légitimes, comme l’analyse marketing.

Heureusement, la Loi 25 prévoit aussi une solution : l’anonymisation. Ce processus permet de conserver des informations utiles tout en supprimant tout élément pouvant identifier une personne.

Résultat ?

Vous pouvez continuer à exploiter vos données pour des analyses stratégiques et mesurer vos performances, sans compromettre la vie privée des individus.

Prenons l’exemple de votre site web. Vous disposez d’un formulaire de demande de devis similaire à celui-ci. Une fois le prospect contacté et l’offre envoyée, et après un délai raisonnable lié à la finalité de la demande, les renseignements personnels collectés, tels que :

• Nom
• Courriel
• Numéro de téléphone

… devraient être supprimés de votre base de données pour respecter la Loi 25.

Pourtant, certaines données anonymisées pourraient rester précieuses pour évaluer vos performances et affiner votre stratégie marketing, comme :

• Le pourcentage des demandes de devis avec un budget supérieur à 5 000 $
• La répartition géographique : demandes provenant de la région de Montréal vs la banlieue
• Le taux de conversion des formulaires complétés ayant mené à une vente

Qu’est-ce que l’anonymisation selon la Loi 25?

L’anonymisation permet précisément cela : conserver et exploiter des données de manière sécurisée, en retirant tout élément permettant d’identifier un individu, afin de continuer à réaliser des analyses et mesurer vos résultats en toute conformité avec la Loi 25.

L’anonymisation consiste à transformer des renseignements personnels de manière à ce qu’il soit pratiquement impossible d’identifier un individu de manière directe ou indirecte. En théorie, l’anonymisation est irréversible.

Elle constitue une alternative à la destruction de données lorsque réalisée pour des fins sérieuses et légitimes. Par exemple :

• ✅ Analyser des tendances de consommation
• ✅ Évaluer l’efficacité de campagnes marketing

Évidemment, anonymiser des données obtenues de manière illicite est strictement interdit.

Avant de procéder, vous devez vous assurer que les données que vous anonymisez ont été obtenues légalement.

Comment le vérifier? Posez-vous ces questions :

• 📌 La personne qui a rempli le questionnaire l’a-t-elle fait de manière éclairée, en comprenant clairement l’usage prévu de ses informations?
• 📌 A-t-elle donné son consentement sans contrainte ni pression?

👉 Si la réponse est oui à ces deux questions, vous pouvez procéder en toute conformité.

Comment procéder à l’anonymisation des données selon la Loi 25?

L’anonymisation des données, telle que prévue par la Loi 25, est un processus essentiel permettant de conserver certaines informations à des fins légitimes, comme l’analyse marketing, tout en protégeant la vie privée des individus. Pour être conforme, ce processus doit suivre plusieurs étapes rigoureuses.

Pour illustrer ce processus, prenons l’exemple d’un formulaire de demande de devis utilisé sur un site web de création de sites et services web. Comme le mien! 😉

Données originales :

Étape 1 : Suppression des identifiants directs

La première étape consiste à supprimer tous les identifiants directs, c’est-à-dire les renseignements permettant d’identifier immédiatement une personne, tels que :

• Prénom
• Nom
• Adresse courriel

Cela donne :

Étape 2 : Évaluation du risque de réidentification

L’étape de l’évaluation du risque de réidentification revient à se poser une question clé :

Est-ce qu’il est encore possible d’identifier quelqu’un avec les informations restantes, même après avoir supprimé le nom et le courriel ?

Pour le savoir, on vérifie :

• Est-ce que certaines données peuvent être recoupées entre elles ? (Par exemple : un budget très élevé combiné à un projet très spécifique pourrait pointer vers une personne bien précise.)
• Est-ce qu’une seule personne peut être isolée dans les données ? (Si un seul devis provient d’une petite région, il pourrait être facile de deviner qui l’a rempli.)
• Peut-on deviner des informations personnelles à partir de ce qui reste ? (Par exemple, une demande de site web pour un cabinet juridique pourrait révéler la profession de la personne.)
• Y a-t-il des informations publiques ou d’autres bases de données qui pourraient aider à identifier la personne ?

Pourquoi c’est important ?

Parce que même sans nom, certaines combinaisons d’informations peuvent trahir l’identité.

Cette étape permet donc de repérer ces risques avant de passer à la prochaine phase : rendre les données encore plus anonymes avec des techniques comme l’ajout de bruit, la permutation ou l’agrégation.

Étape 3 : Application des techniques d’anonymisation

Ajout de bruit

Cette méthode consiste à modifier légèrement les données chiffrées tout en conservant leur tendance générale.

Exemple :

• Un budget de 5 000 $ pourrait être modifié à 5 100 $ ou 4 900 $.
• Un âge de 45 ans pourrait être ajusté à 44 ans ou 46 ans.

Revoici notre exemple avec l’ajout de bruit au niveau du budget :

Permutation

La permutation consiste à mélanger les valeurs des attributs entre différents individus pour rendre la réidentification plus difficile.

Exemple :

• Le type de projet du client A est échangé avec celui du client B.

Revoici notre exemple suite à une permutation des données :

Agrégation

L’agrégation consiste à regrouper les données en catégories plus larges pour limiter la précision des informations.

Exemple :

• Un budget de 5 000 $ devient entre 4 000 $ et 6 000 $.
• Un âge de 45 ans devient 40-50 ans.

Revoici notre exemple suite à une agrégation des budgets :

Étape 4 : Vérification finale de l’anonymisation

Une fois les données anonymisées, il est essentiel de vérifier qu’elles ne permettent plus, de manière raisonnablement prévisible, d’identifier une personne, que ce soit directement ou indirectement.

• ✅ Les identifiants directs ont été supprimés.
• ✅ Les données ont été modifiées ou regroupées pour réduire le risque de réidentification.
• ✅ Les informations restent utilisables pour des analyses stratégiques.

Étape 5 : Obligations documentaires (depuis janvier 2025)

Depuis le 1er janvier 2025, la Loi 25 impose la tenue d’un registre d’anonymisation détaillé pour assurer la transparence et la conformité des entreprises utilisant des données anonymisées.

Ce registre doit inclure :

• 📌 Description des renseignements anonymisés (ex. : budget, région, type de projet).
• 📌 Fins d’utilisation des données (par exemple : analyses marketing ou statistiques de performance).
• 📌 Techniques d’anonymisation appliquées (ajout de bruit, permutation, agrégation, etc.).
• 📌 Mesures de protection mises en place.
• 📌 Dates des analyses de risques de réidentification effectuées.

Ce registre permet non seulement de prouver la conformité de l’entreprise, mais aussi de protéger la vie privée de manière proactive.

L’anonymisation, un outil clé pour la conformité et l’analyse

L’anonymisation des données peut sembler complexe au premier abord, on s’entend que la Loi 25 est complexe dans son ensemble… mais elle reste la meilleure solution pour respecter la Loi 25 tout en utilisant des données à des fins légitimes comme l’analyse marketing.

En adoptant une approche rigoureuse et bien documentée, vous pourrez :

• ✅ Protéger la vie privée de vos clients.
• ✅ Exploiter vos données de manière éthique et conforme.
• ✅ Renforcer la confiance et la crédibilité de votre entreprise.

Bien que cette démarche demande précision et documentation continue, elle garantit une utilisation sécurisée des données tout en respectant les exigences légales. En respectant chaque étape du processus et en tenant votre registre à jour, vous pourrez continuer à tirer des insights précieux tout en protégeant vos clients.

Toutefois, l’anonymisation ne doit pas être perçue comme une justification pour conserver indéfiniment toutes les données.